Aloittelijan opas osakeyhtiön perustamiseen

Onneksi olkoon! Olet harkitsemassa tai jo tehnyt päätöksen yrityksen perustamisesta. Sinulla on tuote tai palvelu, jota aiot myydä omalle asiakaskunnallesi. Ennen kuin aloitat, on muutamia asioita, jotka on syytä ottaa huomioon.

Yrittäjäksi ryhtyminen ja uuden elämäntavan alku

Yrittäjäksi ryhtyminen on iso askel kohti uutta elämäntapaa, sillä yrittäjyys on ennen kaikkea sitä. Se eroaa palkkatyöstä siinä, että yrittäjänä hoidat ja vastaat itse suurimmasta osasta liiketoimintaan liittyviä asioita, vaikka joitakin tehtäviä hoitaisi joku muu. Sinä ohjaat ja koordinoit koko toimintaa, ja sinun tulee olla tietoinen tilanteesta jatkuvasti. Mieti, mitkä osa-alueet ovat hallinnassasi ja mitkä voit ulkoistaa, kun se on mahdollista.

Tässä oppaassa keskitymme osakeyhtiön perustamiseen.

1. Valitse oikea yhtiömuoto

Kun olet päättänyt perustaa yrityksen tulee sinun valita sopiva yhtiömuoto. On tärkeää ymmärtää ero toiminimen, avoimen yhtiön, kommandiittiyhtiön, osuuskunnan ja osakeyhtiön välillä. Itse suosittelen osakeyhtiötä, sillä silloin omat ja yrityksen asiat pysyvät selkeästi erillään. Toiminimiyrittäjän pankkitili on usein sama kuin henkilökohtainen. Tällainen järjestely saattaa helposti sekoittaa omat ja yrityksen asiat.

Muista, että valitsit minkä tahansa yhtiömuodon on tärkeää hoitaa verot ja kirjanpito aina asianmukaisesti.

2. Päätä ketä yrityksesi omistajiin kuuluu

Perustaessasi yritystä on päätettävä, perustatko sen yksin vai onko omistajina muita henkilöitä. Tämä tieto tarvitaan perustamiskokouksen pöytäkirjaan, joka tulee toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle yrityksen rekisteröimiseksi. Kaikkien omistajien suostumus tarvitaan, ja lisäksi on päätettävä, kuinka suuren osuuden kukin omistaa yrityksen osakkeista.

Nykyään minimiosakepääomaa ei tarvitse välttämättä sijoittaa yritykseen (aiemmin summa oli 2500 €), mutta aloituspääomaa tarvitaan esimerkiksi rekisteröintimaksujen maksamiseen. Osakkaat vastaavat osakeyhtiössä vain sijoittamallaan summalla, elleivät he ole antaneet omaisuuttaan esimerkiksi lainojen vakuudeksi.

3. Nimen valinta ja vaikutus yrityksen rekisteröintiin

Yritystä rekisteröidessä on tärkeää valita sille sopiva nimi. On hyvä harkita jo tässä vaiheessa, onko toiminnalla mahdollisesti kansainvälisiä ulottuvuuksia, jolloin nimen tulee olla toimiva myös ulkomailla. Nimen saatavuuden voit tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen rekisteristä. Kannattaa harkita myös mahdollisen aputoiminimen käyttöä ja ilmoittamista rekisteriin samalla kertaa.

Nimen testaaminen lähipiirissä ja palautteen saaminen siitä voi olla hyödyllistä. Lisäksi on tärkeää miettiä nettisivujen nimen rekisteröintiä ja sen helppoutta asioiden hoitamisessa. Yrityksen nimi vaikuttaa mielikuvaan, joten sen valinnassa kannattaa olla huolellinen.

4. Määritä mikä on yrityksesi toimiala

Yritystä perustaessa, sinun tulee ilmoittaa toimialan heti perustamisilmoituksessa. Toimiala ilmoitetaan kahdelle taholle: kaupparekisteriin ja verohallinnolle.

Toimialarekisteristä saat listan eri luokituksista yrityksesi toimialalle. On suositeltavaa valita luokituksia laajalta alueelta, jotta ne kattavat mahdolliset tulevat muutokset.

5. Valitse pankki ja avaa pankkitili

Alusta asti tarvitset luotettavan pankkiyhteyden. Nykyään henkilökohtaiset tapaamiset pankin kanssa ovat harvinaisia, joten et välttämättä koskaan tapaa pankin edustajaa henkilökohtaisesti. On järkevää valita pankki, joka kuuluu samaan konserniin, jossa sinulla on jo henkilökohtainen tili, tai avata yritystili uuteen pankkiin, johon avaat yrityksen tilin. Tämä helpottaa asioiden hoitamista, sillä suurin osa toiminnoista tapahtuu nykyään digitaalisesti. Toimivat verkkopankkiyhteydet ovat erityisen tärkeitä.

6. Huolehdi vakuutuksista

Mieti, mitä vakuutuksia yritystoiminnassasi tarvitaan. Yrittäjänä tarvitset YEL-vakuutuksen, ja vakuutusyhtiö valitaan yleensä sen mukaan, mistä otat yrityksellesi vakuutuksen. Tärkeitä ovat myös vastuuvakuutus sekä TEL-vakuutus heti, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän.

Vakuutuksia kannattaa kilpailuttaa säännöllisesti, sillä tilanteet voivat muuttua. Huomioi kuitenkin kilpailutuksessa se, että pyydät tarjouksen samoilla tiedoilla, jotta ne ovat vertailukelpoisia.

7. Luotettavat yhteistyökumppanit helpottavat asioiden hoitoa

Yksi ensimmäisistä yhteistyökumppaneista, joita yrittäjä yleensä valitsee, on kirjanpitäjä, ja tarvittaessa myös tilintarkastaja. Huomaa, että nykyinen lainsäädäntö ei edellytä kaikilta yrityksiltä tilintarkastajaa (ks. kohta 9).

Ammattitaitoinen kirjanpitäjä toimii ikään kuin yrittäjän ”omana talouspäällikkönä”, luoden toimivia prosesseja talouden seurantaan ja tarjoten arvokasta neuvontaa. Kannattaa harkita myös välittömästi verkossa tapahtuvien toimintojen käyttöönottoa, jolloin suurin osa rutiinitöistä automatisoituu ja reaaliaikaiset tiedot ovat helposti saatavilla. Tämä vähentää manuaalista työtä, ja laskutus sekä talouden ennustaminen helpottuvat. On tärkeää harkita tarkasti, haluaako käyttää pienempää kirjanpitotoimistoa vai olla osa suurempaa organisaatiota.

8. Tutustu hallituksen ja toimitusjohtajan rooleihin

Yhtiökokous, joka koostuu yrityksen omistajista, valitsee hallituksen. Hallituksen rooli yrityksessä on keskeinen ja monipuolinen, ja sen tehtävänä on huolehtia yrityksen strategisesta ohjauksesta ja valvonnasta.
Hallitus puolestaan valitsee ja nimittää toimitusjohtajan, joka vastaa operatiivisesta toiminnasta hallituksen valtuuttamana.

Hallituksen tehtäviä voidaan hoitaa osakkeenomistajien kesken tai valita ammattimainen hallitus. Hallituksen voi myös korvata advisor boardilla, joilla ei ole samaa juridista vastuuta kuin hallituksen jäsenillä.

9. Tilintarkastajan rooli ja valinta

Tilintarkastajan rooli yrityksessä on tarkastaa yrityksen taloudellinen tilinpäätös ja varmistaa sen luotettavuus ja oikeellisuus. Tilintarkastuslain mukaan osakeyhtiö voi esimerkiksi tietyin edellytyksin jättää valitsematta tilintarkastajan. Jos yhtiöjärjestys kuitenkin edellyttää tilintarkastajaa, tilintarkastaja täytyy valita.

Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) mukaan, jollei muussa laissa toisin säädetä, tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta yhteisössä, jossa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:

1. taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
2. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai
3. palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Tilintarkastajaa ei välttämättä kannata jättää valitsematta, vaikka se jonain vuonna olisikin mahdollista. Sen sijaan tilintarkastusta kannattaa tarkastella useamman vuoden aikajänteellä.

Voit hakea alueesi tilintarkastajia tästä!

10. Tee kaupparekisteri-ilmoitus

Perustamiskokouksen ja siitä laaditun allekirjoitetun yhtiökokouspöytäkirjan jälkeen yritys on rekisteröitävä PRH:n sivuilla kaupparekisteriin. Kaupparekisteri on yleiseen käyttöön tarkoitettu rekisteri. Jokaisella on oikeus saada tietoja rekisteriin merkityistä asioista. Sama julkisuus koskee myös kaupparekisteriin tehtyjä ilmoituksia liitteineen.

Rekisteröinnin yhteydessä on maksettava rekisteröintimaksu. Sivut ovat erittäin selkeät ja tarjoavat tarvittaessa puhelinneuvontaa.

Klikkaa tästä lukemaan lisää kaupparekisteristä!

11. Tarkista tuotteiden saatavuus

Yrityksen tuotteen on oltava hyvin suunniteltu ja sen toimitusvarmuuden asiakkaille on oltava taattu myynnin alkaessa. Asiakassuhteet muodostavat yrityksen perustan, joten vältä huonosti toimivia toimitusketjuja, epävarmoja prosesseja tai huonoa asiakaspalvelua, jotka voivat vahingoittaa asiakassuhteita.

Riippumatta siitä, valmistatko tuotteen itse tai hyödynnät alihankintaa, varmista tuotteen saatavuus alusta alkaen. Hyvin laaditut sopimukset alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa ovat välttämättömiä, jotta voit säilyttää maineesi ja asiakastyytyväisyyden.

12. Hinnoittele oikein

Tee riittävä markkinaselvitys tuotteellesi etukäteen, jotta hinnoittelet sen oikein ja jotta et myy ali- etkä ylihintaan. Tee kannattavuuslaskelmat ja selvitä, kuinka paljon liikevaihtoa yritystoimintasi tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi.

Muista: Hintaa on aina mahdollista laskea, mutta sen nostaminen on vaikeampaa.

13. Laadi markkinointisuunnitelma

Markkinointisuunnitelma määrittelee, miten yritys aikoo markkinoida tuotteitaan tai palveluitaan saavuttaakseen liiketoimintatavoitteensa. Se on kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka ohjaa yrityksen markkinointitoimia ja resurssien käyttöä markkinoinnin eri osa-alueilla. Ota huomioon oma kohderyhmä ja mieti missä kanavissa voit heidät tavoittaa?

Nykyään digitaalinen markkinointi on keskeinen osa markkinointimixiä. Jokaisen yrityksen on välttämätöntä olla läsnä verkossa, ja tämä alkaa omista nettisivuista. Merkittävä osa asiakkaista tekee hankintapäätöksiä tutkimalla erilaisia tuotteita ja palveluita verkossa, esimerkiksi käyttäen Googlea tai muita hakukoneita. Siksi yrityksesi tarvitsee nykyaikaisen ja vaivattoman tavan markkinoida itseään alusta alkaen, ja tähän sosiaalisen median tilit tarjoavat erinomaisen kanavan.

14. Rekrytoi osaava henkilöstö

Yrittäjyyden alkumetreillä on olennaista harkita, toimitko yksin vai tarvitsetko osaavaa henkilökuntaa tueksi yritystoiminnan käynnistämisessä. Saatat jo ennen varsinaista perustamista pohtia potentiaalisia työntekijöitä. Jos rekrytointi on vielä edessä, harkitse tarkasti, onko se jotain, minkä voit hoitaa itse vai voisiko ammattilaisen apu olla tarpeen. Rekrytointi on investointi, ja pätevien henkilöiden löytäminen voi osoittautua haastavaksi – tällöin ulkopuolisen asiantuntijan käyttö voi olla järkevä vaihtoehto.

LinkedIn on yksi tehokas kanava löytää päteviä osaajia nykypäivänä. Voit julkaista ilmaisen ilmoituksen avoimesta työpaikasta yrityksessä ja tavoittaa laajan joukon potentiaalisia työnhakijoita. Kartoita huolellisesti tarpeesi ja suorita haastattelut perusteellisesti varmistaaksesi, että valitset juuri sinun yrityksellesi sopivat työntekijät oikeisiin rooleihin.

15. Palvele asiakkaitasi parhaalla mahdollisella tavalla

Asiakas on yrityksen tärkein voimavara, ja asiakaspalvelun laadulla ja asiakkaiden huomioimisella on ratkaiseva merkitys. On ensiarvoisen tärkeää pitää lupaukset ja olla rehellinen asiakkaille esimerkiksi mahdollisista toimitus viivästyksistä tai tuotteiden saatavuudesta.

Uuden asiakkaan hankkiminen on merkittävästi kalliimpaa kuin nykyisen asiakkaan säilyttäminen, joten on tärkeää panostaa asiakastyytyväisyyteen. Asiakkaat jakavat kokemuksiaan yrityksestäsi ja heidän mielipiteensä voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen maineeseen. Luottamuksen palauttaminen voi olla haastavaa, jos se kerran menetetään, joten asiakassuhteiden hoitaminen huolellisesti on avain menestykseen.

16. Huolehdi omasta jaksamisestasi

Moni tuntee suurta intoa ja motivaatiota yritystoiminnan alkuvaiheessa. Työn imu voi olla niin voimakas, että päivät venyvät liian pitkiksi, ja oma hyvinvointi unohtuu helposti. Alkuinnostus on luonnollinen osa prosessia, mutta on tärkeää muistaa myös levätä ja pitää huolta omasta jaksamisestaan. Liiallinen työtahti voi kestää jonkin aikaa, mutta lopulta se voi johtaa uupumukseen.

On tärkeää muistaa tasapainottaa työelämä muilla elämänalueilla. Kuntoilu, harrastukset ja ajan viettäminen perheen ja ystävien kanssa ovat tärkeitä tekijöitä hyvinvoinnin ylläpitämisessä. Työuupumus voi hiipiä huomaamatta innokkuuden keskellä, joten oma jaksaminen on pidettävä mielessä koko matkan varrella. Muista siis huolehtia itsestäsi ja ottaa aikaa myös rentoutumiseen ja virkistymiseen!

Muista ettet ole yksin

Muista, ettet ole yksin matkallasi kohti menestystä. Yrityksen perustaminen ja sen pyörittäminen voivat olla haastavia, mutta älä epäröi pyytää apua, kun sitä tarvitset. Olipa kyseessä neuvonta liiketoimintastrategiassa, talousasioiden hallinnassa tai markkinoinnin suunnittelussa, ympärilläsi on monia ihmisiä ja resursseja, jotka voivat auttaa sinua. Muista, että jakamalla taakkasi voit saavuttaa enemmän ja selviytyä haasteista tehokkaammin.

Onnea uuteen yritykseen!

Minna